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Comités de apoyo de la Junta Directiva

Es bien conocido, que a medida que va aumentando la complejidad del entorno comercial, en la misma vía aumentan las exigencias y las responsabilidades a cargo de la Junta Directiva y sus miembros; lo que exige a los Directores especializarse cada vez más en los asuntos bajo su competencia, impactando muchas veces las capacidades; por lo que frecuentemente se opta por la creación de grupos con participación reducida de personas con conocimientos técnicos específicos, dando lugar así a los Comités de Apoyo.

En Grupo Aliado, el desempeño y gestión de la Junta Directiva se encuentra soportada por la gestión de los distintos Comités Regulatorios, Ejecutivos o de Apoyo; lo anterior con el objetivo de aumentar la eficacia de la gestión de gobernanza, y también para poder profundizar temas específicos y de esta forma reforzar la transparencia y la rendición de cuentas.

Actualmente, nuestra Estructura de Gobierno Corporativo se encuentra compuesta por los siguientes Comités Regulatorios:

 

En ocasión a esta colaboración, se hace imprescindible contar con una clara asignación de las competencias y del responsable funcional de las mismas; es por ello, que a continuación se precisan los aspectos generales aplicables a todos los Comités:

  • Membresía definida por Junta Directiva
  • Quorum por mayoría simple de los miembros con voz y voto
  • Ante la falta de acuerdos en un comité, el tema será escalado a la Junta Directiva
  • En caso de ausencia de algún miembro de Comité, la Gerencia Superior podrá delegar la participación a un Director
  • Los miembros de la Junta Directiva podrán participar con derecho a voz en las sesiones de los Comités, aún cuando no sean miembros
  • Se dejará constancia en Acta de lo tratado en las reuniones

 

Se precisa que cada Comité cuenta con su respectivo reglamento, en el cual se encuentra de forma detallada los objetivos, composición, funciones y los demás aspectos propios de cada instancia.

Comité Corporativo de Auditoría

De acuerdo con lo estipulado en el Acuerdo 7-2014 de la Superintendencia de Bancos de Panamá, los Grupos Bancarios de los cuales la Superintendencia ejerza la supervisión de origen, deberán conformar un Comité de Auditoría, el cual será el responsable de la evaluación y seguimiento permanente de la auditoría del Grupo. Este Comité será administrativamente dependiente de la Junta Directiva de la propietaria de acciones bancarias, es decir, de la Junta Directiva de Grupo Aliado; y a su vez hacía los accionistas de Grupo Aliado.

Funciones

  • La verificación del correcto funcionamiento del sistema de control interno y de los programas de auditoría interna y externa, mediante políticas y procedimientos internos para la detección de problemas de control y administración interna a nivel de Grupo, así como de las medidas correctivas implementadas en función de las evaluaciones realizadas por la auditoría interna, los auditores externos y los reguladores de las diferentes empresas que forman parte del Grupo.

  • La evaluación del desempeño de la función de auditoría interna y de los auditores externos, para asegurarse que correspondan a las necesidades del Grupo Bancario.

  • La coordinación permanentemente con la función de auditoría interna y con los auditores externos de los aspectos relacionados con la eficacia y eficiencia del sistema de control interno.

  • Asegurar el cumplimiento de las políticas de contabilidad y la revisión de los estados financieros consolidados a nivel de Grupo Bancario.
  • Vigilar que las diferentes empresas del Grupo Bancario establezcan un eficaz sistema de control interno.

  • Velar porque los auditores internos de las empresas que conforman el Grupo Bancario cuenten con la independencia, autonomía, calidad y jerarquía necesaria para actuar con objetividad y eficacia.

  • Recomendar las medidas correctivas que correspondan ante las deficiencias del sistema de control interno que fuesen identificadas y reportadas por cualquier entidad del Grupo Bancario.

  • Revisar periódicamente la situación de solvencia consolidada, así como incluir dentro de sus objetivos la verificación del cumplimiento de las políticas establecidas y los límites o requerimientos, tanto internos como regulatorios dictados por el Grupo Bancario y la normativa de Panamá como supervisor de origen.

Comité de Auditoría (Banco Aliado)

La Junta Directiva de cada Banco deberá constituir en su interior un Comité de Auditoría, el cual se encargará de velar por el cumplimiento de las funciones enunciadas más adelante; siendo la gestión fundamental la verificación del correcto funcionamiento del control interno.

Funciones

  • La verificación del correcto funcionamiento del sistema de control interno y el cumplimiento de los programas de auditoría interna y externa, mediante políticas y procedimientos internos para la detección de problemas de control y administración interna, así como de las medidas correctivas implementadas en función de las evaluaciones realizadas por la función de auditoría interna, los auditores externos y de la Superintendencia de Bancos de Panamá.

  • La evaluación del desempeño de la función de auditoría interna y de los auditores externos, para asegurarse que correspondan a las necesidades del Banco.

  • La coordinación permanentemente con la función de auditoría interna y con los auditores externos de los aspectos relacionados con la eficacia y eficiencia del sistema de control interno.

  • Asegurar el cumplimiento de las políticas de contabilidad apropiadas y la revisión de los estados financieros.

  • Solicitar explicaciones oportunas y periódicas en temas de informes financieros y documentos complementarios antes de su divulgación.

  • Vigilar que las diferentes áreas de negocio y operaciones del Banco establezcan controles internos confiables.

  • Velar por el cumplimiento del código de conducta del Banco, leyes, normas y regulaciones aplicables.

  • Recomendar a la junta directiva sobre la contratación y/o destitución de auditores externos.

  • Velar porque los auditores externos cuenten con la independencia necesaria para actuar con objetividad y eficacia, así como con el nivel de calidad requerido para actuar con eficacia.

  • Velar porque los auditores internos cuenten con la independencia necesaria para actuar con objetividad y eficacia, así como con el nivel de calidad requerido para actuar con eficacia.

  • Revisar y presentar a la Junta Directiva el plan general de auditoría externa antes del inicio del trabajo de campo para la aprobación.

  • Analizar y discutir la naturaleza y alcance del plan anual de auditoría interna.

  • Revisar los estados financieros interinos y auditados para asegurar el cumplimiento de las políticas de contabilidad apropiadas.

  • Supervisar las funciones de auditoría interna con el fin de determinar su independencia y objetividad en relación con las actividades que audita.

Comité de Cumplimiento y prevención de blanqueo de capitales

Las entidades bancarias deberán constituir un Comité de Prevención de Blanqueo de Capital, el cual reportará directamente a la Junta Directiva del Banco, quien tendrá dentro de sus objetivos aprobar la planificación y coordinación de las actividades de prevención de blanqueo de capitales y, además, tendrá bajo su conocimiento la labor y las operaciones que analice el Oficial de Cumplimiento, como lo es la implementación, avance y control del Programa de Cumplimiento.

Funciones

  • Asegurarse que Banco Aliado S. A., Banco Aliado Fiduciario, las Subsidiarias (Aliado Leasing, S.A., Aliado Factoring, S.A., Financiera Finacredit, S.A. y Aliado Seguros, S.A.) y afiliada Geneva Asset Management; cumplan con las políticas y procedimientos establecidos para la prevención del delito de blanqueo de capitales y contra el financiamiento al terrorismo, y con ello controlar y o mitigar el riesgo de reputación derivado del uso indebido de sus servicios.

  • Analizar casos de operaciones sospechosas reportadas a la Unidad de Análisis Financiero, ya sea por iniciativa propia o por solicitud.

  • Aprobar el Manual de prevención y sus actualizaciones sucesivas, plan, cronograma de trabajo de la Vicepresidencia de Cumplimiento.

  • Presentar los informes de actividades realizadas por Cumplimiento durante el bimestre, del cual se extraerá informe para la Junta Directiva.

  • Dar seguimiento a la ejecución de las decisiones adoptadas a través del secretario del Comité.

  • Seguimiento de fechas para Informes que debe presentar la Junta Directiva al Ente Regulador, Anexo

    3- Informes Aprobados por la Junta Directiva y Junta de Accionistas.

  • Dar seguimiento a la gestión realizada por la Vicepresidencia Corporativa de Cumplimiento y el avance y control del programa de cumplimiento.

  • Revisar y evaluar anualmente la vigencia del reglamento del Comité. En caso de ser necesario, realizar las modificaciones pertinentes. Igualmente debe asegurarse que el reglamento y sus actualizaciones, sean aprobados por la Junta Directiva del Banco.

  • ▪Mantener informada a la Junta Directiva, a través de las reuniones de este comité sobre las nuevas normativas legales que emitan los organismos reguladores y/o a través de los canales de comunicación que dispone el Banco.

  • Evaluar los resultados del análisis realizado de las operaciones inusuales y/o sospechosas.

  • Dar seguimiento al cumplimiento de los hallazgos presentados por los entes reguladores, Auditoría Interna y Auditoría Externa.

  • Velar por el cumplimiento de las diferentes normativas legales emitidas por los reguladores en materia de prevención.

Comité Integral de Riesgos

La Junta Directiva de los Bancos deberá constituir un Comité de Riesgos, el cual le reportará a esta directamente. Dentro de las funciones principales que estarán bajo la responsabilidad de este Comité se encuentra la definición de objetivos y políticas para la gestión integral de riesgos, así como de los límites de exposición al riesgo que hayan sido aprobados por la Junta Directiva.

Funciones

  • Establecer los objetivos y políticas para la gestión integral de riesgos, así como apoyar la labor de la unidad de administración de riesgos, en la implementación de la gestión de todos los tipos de riesgos (incluyendo el operativo)

  • Dar seguimiento a las exposiciones a riesgos y comparar dichas exposiciones frente a los límites de tolerancia aprobados por la Junta Directiva. Entre otros aspectos que estime pertinentes, el Comité de Riesgos debe referirse al impacto de dichos riesgos sobre la estabilidad y solvencia del Grupo. Dentro de este alcance, se incluyen los siguientes aspectos (sin limitarse a estos):

  • Aseguramiento de que el proceso de administración de riesgos operativos es adecuado mediante la supervisión de todas las fases del ciclo (identificación, medición, mitigación, monitoreo y control)

  • Requerir a la Unidad de Riesgos incluir en los informes periódicos de seguimiento: los principales riesgos operativos asumidos y su comportamiento histórico, cambios en el perfil de riesgo operativo de la entidad y los resultados de los indicadores de riesgo operativo, asuntos legales o regulatorios

  • Revisar el requerimiento de capital por riesgo operativo y su efecto en el banco

  • Evaluación y aprobación de los planes de acción para implementar acciones correctivas cuando se presenten desviaciones a los límites establecidos de riesgo operativo

  • Velar porque la gestión integral de riesgos que se está realizando cumpla con las disposiciones que emitan los reguladores en esta materia sobre cualquiera de las empresas del grupo que esté sujeta a una regulación en particular

  • Requerir a la unidad de administración de riesgos propuestas relacionadas con:

    • Procedimientos y metodologías para la administración de los riesgos. Esto incluye (sin limitarse a estas):

    • Manual, políticas, procedimientos y metodologías para la gestión de riesgos operativos

    • La políticas y procedimientos que rigen el plan de continuidad de negocios para hacer frente de manera eficaz a las situaciones de interrupción o que puedan crear inestabilidad en las operaciones o servicios del Grupo y su plan de pruebas

    • Manuales de políticas y de procedimientos para la administración y gestión del riesgo tecnológico, así como sus modificaciones y/o revisiones anuales

    • Planes de contingencia en materia de riesgos

    • Límites, estrategias y políticas que coadyuven con una efectiva administración de riesgos. Esto incluye (sin limitarse a esto):

    • La estrategia para implementar las políticas y procedimientos para gestión de riesgo tecnológico aprobados y incluyendo el seguimiento para su adecuado cumplimiento

  • Realizar una revisión sobre las propuestas descritas en el punto anterior, sobre las cuales podrán sugerir las adecuaciones que consideren necesarias, así como definir los escenarios y el horizonte temporal en los cuales pueden aceptarse excesos a los límites o excepciones a las políticas; así como los posibles cursos de acción o mecanismos mediante los cuales se regularice la situación.

  • Exponer a la Junta Directiva los siguientes

Los resultados de sus valoraciones sobre las exposiciones al riesgo que enfrenta el Grupo

Solicitar aprobación de las propuestas revisadas que se indican en los dos acápites anteriores con todos los cambios y consideraciones sugeridas previamente

  • Emisión de la certificación anual suscrita y notariada a la SBP indicando que conoce los estándares contemplados en el Acuerdo 8-2010 y que el Banco tiene Gestión Integral de Riesgo ajustada al tamaño de las operaciones del Banco.

  • Evaluar el desempeño de la Unidad de Administración de Riesgos, el cual deberá quedar debidamente documentado.

  • Revisar las iniciativas estratégicas que se están gestionando en materia de Seguridad y Seguridad de la Información.

  • Cualquier otra función que se establezca en políticas de gestión de riesgos específicos, que estén enmarcadas en requerimientos regulatorios.

  • Documentar fielmente en las actas del comité de riesgos, los asuntos discutidos y las decisiones tomadas; esto incluye (sin limitarse a esto) los asuntos discutidos y decisiones tomadas sobre la gestión de riesgo operativo.

  • Las funciones y requerimientos que la Junta Directiva le requiera gestionar.

Comité Ejecutivo y de Crédito

El Comité Ejecutivo y de Crédito es responsable de salvaguardar la integridad del proceso de aprobación de crédito de todos los niveles y en todos los grupos de negocio del Banco y darle seguimiento a la calidad de la cartera crediticia del Banco.

Por disposición regulatoria, los Bancos deberán contar con un Comité de Crédito, quien será la autoridad máxima para la evaluación y aprobación de créditos.

Funciones

  • Revisar y proponer modificaciones a las políticas de crédito e inversiones del Banco.

  • Aprobar o negar las propuestas de crédito que la Gerencia Superior someta a su consideración, según los límites de aprobación establecidos:

    • Créditos Corporativos: hasta US$ 50,000,000 por Grupo Económico

    • Instituciones Financieras: hasta US$ 100,000,000.

    • País: hasta US$ 100,000,000. (excepto Panamá que es ilimitado)

    • Cualquier suma superior a los límites aquí estipulados será sometida a Junta Directiva.

  • Ratificar los créditos otorgados por la Gerencia Superior dentro de sus límites.

  • Aprobar los límites de Riesgo País.

  • Dar seguimiento al desarrollo de la cartera de crédito y cobros. Ordenar las acciones legales u otras necesarias para salvaguardar los intereses del Banco.

  • Aprobar la creación y la política de reservas para préstamos dudosos.

  • Designar y aprobar las instituciones financieras para las colocaciones de depósitos. El Comité aprobará para cada institución donde se colocan fondos, y adicionalmente:

    • Los límites asignados para su manejo

    • Los usos de los límites

    • El tipo y plazo de colocación.

  • Aprobar el tipo de inversiones permitidas en cada una de las cuentas y relaciones antes mencionadas.

  • Cualesquiera otras funciones que le asigne la Junta Directiva.

Comité ALCO

Instancia responsable de ejercer una gestión eficiente de los activos, pasivos y capital, a través de una permanente medición y evaluación de su composición; así como de la evaluación de los riesgos de liquidez, tasa de interés y tasa de cambio.

Funciones

  • Establecimiento de los objetivos y políticas para la gestión integral de activos y pasivos de Grupo Aliado tomando en consideración los riesgos derivados del negocio

  • Dar seguimiento a las inversiones que Grupo Aliado mantiene en sus libros

  • Identificar, medir, vigilar e informar sobre los riesgos inherentes y cuantificables que enfrenta Grupo Aliado en sus operaciones de inversiones y de liquidez

  • Velar por el cumplimiento de la gestión financiera y de activos y pasivos se cumpla de acuerdo con lo requerido por el ente regulador y en base a mejores prácticas y las políticas establecidas

  • Revisar, aprobar y dar seguimiento a la ejecución de propuestas presentadas relacionadas con:

    • Actualización de políticas de inversión

    • Plan de Contingencia de Liquidez

    • Análisis de entorno y expectativas

    • Proyecciones económicas, financieras y recomendaciones

    • Estrategia de gestión de liquidez, calce de plazos, financiamientos

  • Análisis de activos y pasivos y sus respectivas propuestas y emisiones

  • Propuestas de Inversiones

  • Propuestas y revisión de tasas de interés activas y pasivas

  • Análisis de Margen, rentabilidad y demás indicadores de gestión

  • Operaciones de Compra y Venta de inversiones

  • Límites de exposición, a nivel de Grupo, por contrapartes, emisores, riesgo, plazo, monto, monedas, instrumentos y mecanismos de cobertura

  • Optimización de uso de recursos y disponibilidades

  • Evolución y Desempeño de relaciones con corresponsales y contrapartes

  • Operaciones de Capital

  • Resultados financieros

  • Planes de negocio de nuevos productos y productos actuales

  • Actualizaciones de tarifarios de productos

  • Revisión de informes internos y externos (calificadoras, reguladores, auditores)

  • Cualquier otro informe o análisis requerido por el Comité, Junta Directiva o Gerencia

  • Presentar ante la Junta Directiva y el Comité

    • Resultados mensuales de gestión (Balance y Resultado)

    • Estructura de Fondeo y evolución

    • Desempeño del Presupuesto (Plan vs Real)

    • Actualización de cupos

    • GAP de Liquidez

    • Análisis requeridos

    • Proyecciones

  • Revisar las iniciativas estratégicas que se estén gestionando que tengan un componente o impacto relacionado con el costo de fondeo, costo de capital y rentabilidad del Banco / Grupo

  • Cualquier otra función que se establezca en políticas de Gestión de activos y pasivos, de liquidez o financiera, enmarcadas dentro de requerimientos regulatorios o estratégicos

  • Las funciones y requerimientos que la Junta Directiva le requiera gestionar al Comité y VP de Tesorería, Corresponsalía y Planeación Financiera.

Comité de Tecnología de la Información e Innovación

El Comité de TI es una instancia de asesoramiento y de coordinación de temas estratégicos y operativos relacionados con el uso y aplicación de la Tecnología de Información, Comunicaciones y proyectos, y su gestión, apoyando la definición de políticas y controles. El Comité asegurará que todas las actividades relacionadas con tecnología se ajusten a las necesidades de la organización.

Funciones

  • Proponer a la Junta Directiva, para su aprobación el Plan Estratégico de TI, alineado a la estrategia del Banco.

  • Proponer a la Junta Directiva, para su aprobación, las prioridades de inversión de TI de conformidad con los objetivos del negocio del Banco.

  • Dar seguimiento a los proyectos de TI que se ejecuten en el marco del Plan Estratégico de TI.

  • Supervisar los niveles de servicio de TI.

  • Asesorar y coordinar temas de TI y su gestión a nivel corporativo, y en la planeación del desarrollo de las TIC en el Grupo, así como también coordinar su instrumentación, dar seguimiento a las acciones derivadas del mismo.

  • Monitorear que la Gerencia Superior tome medidas para gestionar el riesgo de TI y de Seguridad de la Información en forma consistente con las estrategias y políticas y que cuenta con los recursos necesarios para esos efectos.

  • Hacer seguimiento al estatus de los proyectos y resolver los conflictos de recursos.

  • Proponer el Plan Correctivo-Preventivo derivado de las auditorías y supervisión externa de la gestión de TI.

  • Dar seguimiento a las acciones contenidas en el Plan Correctivo-Preventivo.

  • Asesorar en la formulación del plan estratégico de TI, velando por que la Tecnología de Información contribuya a los objetivos estratégicos, así como también procurar los recursos requeridos para dicho plan.

  • Revisar y actualizar cuando se considere necesario el Reglamento Interno del Comité.

  • Determinar la viabilidad y pertinencia de nuevos proyectos en materia de informática y comunicaciones.

  • Determinar las prioridades de los programas de inversión de TI alineadas con la estrategia y prioridades de negocio de la empresa.